PORTAFOLIO DE INFORMÁTICA: VALIDACIÓN DE DATOS

¿Qué es la validación de datos?

La validación de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda. Por ejemplo, se puede permitir la entrada de una puntuación por letras con sólo las letras comprendidas entre la A y la F.

Se puede configurar la validación de datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o permitir su entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario.

También se pueden proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en la celda así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir errores.

Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un mensaje con instrucciones proporcionadas por el usuario.

TIPOS DE DATOS QUE SE PUEDEN VALIDAR

Números: Especifique que la entrada en una celda debe ser un número entero o un número decimal. Puede establecer un mínimo o máximo, excluir un número o intervalo determinado, o utilizar una fórmula para calcular la validez de un número.

Fechas y horas: Establezca un mínimo o máximo, excluya determinadas fechas u horas, o utilice una fórmula para calcular la validez de una fecha u hora.

Longitud: Limite el número de caracteres que se puede escribir en una celda o exija un número mínimo de caracteres.

Lista de valores: Elabore una lista de las opciones para una celda y admita sólo esos valores en la celda. Se puede mostrar una flecha de lista desplegable cuando un usuario hace clic en la celda para facilitar la selección de una opción de la lista.

TIPOS DE MENSAJES QUE SE PUEDEN MOSTRAR

Mensaje de entrada: Aparece cuando un usuario hace clic en la celda validada. Se puede utilizar este tipo de mensaje para facilitar instrucciones sobre el tipo de datos que se han de introducir en la celda.

Mensaje de error: Aparece sólo cuando el usuario escribe datos no válidos y presiona la tecla ENTRAR. Se puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

Mensaje de información: Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Además del texto que proporciona el usuario, incluye un icono de información, un botón Aceptar, que introduce los datos no válidos en la celda, y un botón Cancelar, que restaura el valor anterior de la celda.

Mensaje de advertencia: Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de advertencia y tres botones: Sí introduce los datos no válidos en la celda, No regresa a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda.

Mensaje de detención: Este mensaje no permite la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de detención y dos botones: Reintentar regresa a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda. Observe que este mensaje no está concebido como medida de seguridad: si bien los usuarios no pueden introducir datos no válidos escribiendo y presionando ENTRAR, pueden eludir la validación copiando y pegando o rellenando datos en la celda.

Si no se especifica ningún mensaje, Excel marca si los datos que introduce un usuario son válidos de modo que se pueden comprobar más adelante, pero no notifica al usuario cuando una entrada no es válida.

¿CÓMO REALIZAR LA VALIDACIÓN DE DATOS?